Quais os principais documentos trabalhistas que toda empresa deve ter?
A legislação determina que as empresas guardem diversos documentos por muitos anos e até por tempo indeterminado. Essa medida é uma garantia para a corporação evitar multas e se defender em processos trabalhistas.
Prazo de guarda: 2 anos
• Termo de Rescisão do Contrato de Trabalho (TRCT); • Aviso Prévio;
• Pedido de Demissão.
Prazo de guarda: 3 anos
• Cadastro Geral de Empregados e Desempregados (CAGED), a contar da data do envio ao Ministério da Economia.
Prazo de Guarda: 5 anos
• Acordo de compensação de horas; • Acordo de prorrogação de horas;
• Controle de ponto;
• Atestado médico;
• Comunicação de Acidente de Trabalho (CAT);
• Mapa Anual de Acidente de Trabalho;
• processo eleitoral da Comissão Interna de Prevenção de Acidentes (CIPA);
• Guia de Recolhimento de Contribuição Sindical Urbana (GRCSU);
• Autorização para descontos não previstos em Lei;
• Documentos relativos à retenção de impostos sobre o prestador de serviços;
• Comprovante de entrega da Guia da Previdência Social ao sindicato profissional;
• Comunicação de Dispensa (CD) e Requerimento do Seguro Desemprego (SD);
• Recibos de pagamentos de salários, adiantamento, abono, 13o, férias;
• Documentos do vale-transporte e alimentação (pedido, recibo de entrega, dentre outros).
Prazo de Guarda: 10 anos
• Comprovante de Cadastramento PIS/PASEP; • Comprovante de Retenção do INSS;
• Folha de pagamento;
• Relação Anual de Informações Sociais (RAIS); • Afastamentos.
Prazo de Guarda: 20 anos
• Exames Médicos (admissional, periódicos e demissional);
• Programa de Controle Médico de Saúde Ocupacional (PCMSO);
• Programa de Prevenção de Riscos Ambientais (PPRA);
• Comprovação de entrega do Perfil Profissiográfico Previdenciário (PPP). Prazo de Guarda: 30 anos
• Fundo de Garantia de Tempo de Serviço (FGTS);
• Guia de Recolhimento do FGTS e Informações à Previdência Social (GFIP); • Guia de Recolhimento Rescisório do FGTS e da Contribuição Social (GRFC).
Prazo de Guarda: Indeterminado
• Contrato de Trabalho;
• Livro ou ficha de registro de empregados; • Livro de registro da CIPA.
Como podemos verificar, é imprescindível para a empresa ter organizados os principais documentos do departamento pessoal. Afinal, alguns dos arquivos precisam ficar guardados por até 30 anos e outros por tempo indeterminado. __________________________________________
Colunista Jurídica: Dra. Tainara Machado – Advogada Trabalhista Instagram jurídico: @tainaramachado.adv
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Tainara Machado - Advogada Trabalhista e Consultora Empresarial na Área de Direito do Trabalho para Empresas, atuante na cidade de Araraquara/SP e região, inscrita na OAB/SP sob n° 427.830. Pós graduanda em Direito Empresarial. Especialista em Direito do Trabalho Consultivo para Empresas e Compliance Trabalhista. Especialista em Direito do Trabalho Acidentário. Membra da Comissão Nacional de Direito do Trabalho da Associação Brasileira dos Advogados. Membra da Comissão Concilia da 5a Subseção de Araraquara/SP. Secretária de Comunicação da Comissão de Ensino Jurídico da 5a Subseção de Araraquara/ SP. Colunista no MasterMind Trabalhista. Administradora do IG jurídico @tainaramachado.adv